Оформляйте передачу документов только после проверки соблюдения сроков хранения и внутренних инструкций. Процесс должен соответствовать календарному графику, утвержденному распоряжением руководителя. Передача материалов осуществляется на основании описей, утвержденных уполномоченным органом, а не произвольно или на основании устных договоренностей.
Все передаваемые документы должны быть структурированы в соответствии с картотеками и детализированы в соответствии с утвержденными классификационными справочниками. Принимающая сторона берет на себя полную ответственность за сохранность содержимого в соответствии с официальной политикой хранения. Если в документах отсутствуют ссылки на официальные правила, они должны быть возвращены для исправления перед регистрацией.
Чтобы избежать риска ответственности, не принимайте поврежденные предметы, не имеющие четких идентификаторов или отклоняющиеся от установленных правил сохранения. Все должно быть каталогизировано в соответствии с официальными перечнями и подписано обеими сторонами. В письменном виде составляется акт приема-передачи, в котором указывается каждое переданное досье со ссылками на порядок и способ упаковки.
Каждая переданная единица должна быть перечислена отдельно по названию, индексу и диапазону лет. Это обеспечивает прослеживаемость и возможность поиска в будущем. Излагайте содержание на бумаге, а не на пальцах, и следуйте письменным инструкциям. Убедитесь, что принимающее подразделение понимает, что именно передается и под какими обязательствами это будет сохранено.
Объяснение того, как составить документ «на пальцах»
Начните со списка предметов, которые больше не нужны для повседневной работы, но должны храниться в соответствии с официальным графиком хранения. Эти материалы обычно передаются по истечении срока действия, который часто определяется календарным годом или специальным постановлением, например приказом Министерства культуры.
Что должно быть включено
Шаблон должен включать: уникальный идентификатор, название передающего отдела, описание каждой единицы (с названиями и датами включительно), объем в папках или файлах и период, который охватывают эти предметы. Если они хранятся в цифровом виде, укажите формат и общий объем. Добавьте колонки для номеров ссылок, если они были присвоены ранее. Также необходимо указать, являются ли эти документы постоянными или подлежат определенному сроку хранения.
Ответственность лежит на отправителе, но получатель должен проверить точность. Любые недостающие документы или несоответствия должны быть рассмотрены до подписания. Ответственное лицо от каждой стороны подписывает и ставит дату на документе. Используйте стандартный формат, утвержденный внутренней политикой, или следуйте рекомендациям министерства культуры в отношении архивных процедур.
Цифровой и бумажный формат
Материалы могут быть переданы на бумаге или в электронной системе. Для цифровых форматов необходимо обеспечить полноту метаданных. Достаточно использовать контейнеры PDF/A или XML, если это позволяет ваша внутренняя политика. При передаче записей через платформу управления документами журналы могут заменить физическую подпись, но должны отражать те же поля.
Если вы не уверены в актуальности формы, попросите ответственного за делопроизводство вашей организации предоставить последнюю версию. Переданные предметы должны быть зарегистрированы в инвентарной системе хранилища, будь то физическое или цифровое. Предметы не считаются переданными, пока форма не подписана и не включена в официальный журнал архива.
Передаточная ведомость для архивного хранения
Создайте документ о представлении в строгом соответствии с правилами, утвержденными Министерством культуры. Во избежание нарушений список файлов должен быть подготовлен в формате, предусмотренном графиком хранения и внутренней политикой. В описи передачи должна быть отражена та же нумерация, которая использовалась при первичной регистрации.
Основные требования
- Составляйте опись в хронологическом порядке календарного года.
- Каждому переданному файлу должна соответствовать запись в описательном списке.
- Все дела передаются с подписями ответственных сотрудников и подтверждением руководителя подразделения-первоисточника.
Процедура документирования
- Создайте форму передачи по утвержденному образцу — допускается электронный или печатный вариант.
- Назначить ответственное лицо внутренней директивой или приказом руководителя.
- Проверьте состояние и комплектность каждого предмета перед передачей.
Чтобы сделать это правильно, необходимо подготовить описательную опись, промаркировать все поступившие папки и проверить их в соответствии с внутренними инструкциями. Переданные документы должны быть внесены в реестр передачи. Если документы передаются в электронном виде, соблюдайте правила электронного формата и сохраняйте резервные копии.
Несоблюдение утвержденных правил представления может повлечь за собой ответственность отправителя. Получающее подразделение должно подтвердить прием, отметив дату получения и поставив встречную подпись. По общему правилу, документы передаются один раз за календарный период, но срочные файлы могут быть переданы вне этого графика по специальной директиве.
Объясняю «на пальцах»: если вы передаете 12 папок, каждая должна быть проиндексирована в списке, подписана отправителем и подтверждена получателем. Этого достаточно для выполнения основного требования — если иное не регламентировано специальным министерским правилом.
Как составить протокол передачи документов на архивное хранение
Начните с издания внутреннего приказа руководителя организации, подтверждающего сроки и ответственность за перемещение файлов. В распоряжении должен быть указан календарный период и определены сотрудники, ответственные за подготовку и передачу материалов.
Далее подготовьте реестры для каждой партии. В этих реестрах должны быть указаны названия документов, сроки хранения и индексные номера. Каждая запись должна соответствовать структуре делопроизводства, утвержденной документационной политикой организации.
Убедитесь, что в пакет передачи включены списки, оригиналы записей и подписанная расписка, подтверждающая передачу материалов. Допускается передача материалов в электронном виде, если цифровой формат соответствует юридическим стандартам и принимающее хранилище подтверждает совместимость.
В передаточной записке должны быть четко указаны количество и идентификаторы переданных файлов. Она должна быть подписана как отправителем, так и назначенным получателем. Если речь идет о конфиденциальном содержимом, укажите ограничения в том же документе.
При подготовке материалов следуйте национальным нормам и внутренним правилам. Если вы не знаете, как оформить список или что в него должно быть включено, обратитесь к действующим административным инструкциям или проконсультируйтесь в отделе делопроизводства. Цель — сделать все понятным «на пальцах», без двусмысленностей.
Никогда не создавайте такие записи произвольно. Используйте стандартные формы, утвержденные административным приказом. Реестр должен точно соответствовать записям в накладной. Создание несовпадающих списков может привести к отказу или повторному представлению.
После составления передайте весь комплект ответственному лицу в офисе хранения. Цифровые форматы допустимы, но они должны быть подкреплены проверенной системой подписи. Если организация работает с электронными рабочими процессами, физические копии могут не потребоваться — уточните, достаточно ли только цифрового представления.