Объединение ПФР и ФСС новые технические правки ряда законодательных актов

Сдавайте отчеты по сотрудникам строго в установленные сроки. Например, раздел «Сведения о застрахованных лицах» теперь требует отдельных данных по каждому человеку и должен отражать изменения в течение отчетного месяца. Несоблюдение пересмотренного графика может привести к официальным запросам или штрафам.

При заполнении отчетов о застрахованных лицах обратите внимание на форматы полей и новые классификации данных. В подразделе 7 формы отчета стало обязательным указание типа контракта сотрудника. Это относится как к срочным, так и к бессрочным договорам. При вводе информации о сотруднике убедитесь, что дата заключения договора совпадает с месяцем сдачи отчетности, чтобы избежать отклонения представленных данных.

Процедуры подготовки отчетов изменились с точки зрения структуры содержания. Например, в блоке «Данные о сотрудниках» персональные данные должны точно соответствовать предыдущим записям. Если возникнут расхождения — например, в ФИО или страховом номере, — отчет не примут. Обратите внимание на правила технического форматирования при заполнении полей, связанных с юридическим статусом каждого человека.

Убедитесь, что все отчеты поданы в соответствии с обновленными сроками подачи. Теперь сроки зависят не только от отчетного периода, но и от даты события (например, приема на работу или расторжения контракта). Если работник подписал контракт 25 числа, работодатель должен подать форму не позднее 1 числа следующего месяца.

Изучите юридические определения, используемые в контексте застрахованных лиц и трудовых договоров. Термин «застрахованное лицо» теперь включает в себя любое лицо по трудовому или гражданскому договору, если его данные указаны в реестре. При предоставлении информации в отчетах используйте единую терминологию и убедитесь, что работник указан в качестве стороны в трудовых отношениях.

Информация о сроках представления данных о трудовой деятельности застрахованных лиц

Подайте форму EFS-1 не позднее следующего рабочего дня после даты заключения или расторжения трудового договора. Это также относится к случаям перевода или изменения условий труда. Сроки подачи таких данных строго привязаны к дате соответствующего кадрового действия и должны соответствовать характеру трудового договора.

Сроки представления и особенности отчетности

Заполняя информационные поля, следите за тем, чтобы данные точно соответствовали трудовой деятельности застрахованного лица. Например, при приеме на работу соответствующий раздел должен быть заполнен точно в день подписания трудового договора. То же самое касается внесения изменений в данные о должности, графике работы или типе договора. Эти отчеты подаются отдельно по каждому застрахованному лицу, без сводных записей.

Поле «Прием на работу» является обязательным для каждой записи, связанной с началом работы. В случае удаленной работы (дист) убедитесь, что это четко указано в соответствующем поле. Не затягивайте с подачей документов — сроки подачи отчетности строги и не подлежат обсуждению, особенно при внесении изменений в трудовую книжку работника.

Процедуры и ответственность

HR-отделы отвечают за точное и своевременное заполнение отчетов. Отчеты должны передаваться в электронном виде или, при необходимости, на бумаге. Следите за тем, чтобы дата подачи отчета не превышала допустимый срок, даже если в течение короткого периода произошло несколько событий. Содержание отчета должно соответствовать внутренней кадровой документации и отвечать правилам отчетности по трудовому законодательству.

Неправильное или несвоевременное представление отчета может привести к административным проблемам. Если речь идет об изменениях в контракте или переводе на другую работу, заполняйте раздел «Данные о занятости» в соответствии с действующими трудовыми отношениями на момент формирования данных. EFS-1 должна отражать фактическое положение дел без ошибок и пропусков.

Отчёты при приёме сотрудника на работу

Представьте форму ЕФС-1 в ФСС не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем приема на работу. Это касается всех застрахованных лиц, заключающих трудовые или гражданско-правовые договоры, предусматривающие личное выполнение работы.

Сроки представления отчетности и обязанности

Для каждого сотрудника укажите точные сведения о начале работы, виде деятельности и форме договора. Информация должна отражать фактическую дату приема на работу и условия договора. Если работник нанят по трудовому договору, представьте данные в стандартные сроки. Для гражданско-правовых договоров также требуется представление сведений, причем сроки отчетности идентичны.

В ЕФС-1 должны быть указаны данные о застрахованном лице: персональные данные, тип договора, дата начала работы, код деятельности. Если найм осуществляется по нескольким договорам, каждый из них должен быть представлен отдельно. Продлевайте срок подачи только в случаях, официально разрешенных процедурными инструкциями СФР.

Формат и способ подачи

Используйте актуальную версию формы ЕФС-1, утвержденную СФР. Подавать в электронном виде по авторизованному каналу связи. Подача вручную допустима только для организаций с числом застрахованных лиц менее 10.

За проверку полноты и правильности заполнения каждой записи отвечает отдел кадров. Перед отправкой внимательно заполните раздел, посвященный данным о занятости. Несоответствие дат заключения договоров или типов контрактов может привести к отказу в отправке или запросам на исправление данных.

Образцы форм и инструкции доступны в системе документации SFR. До конца отчетного месяца перепроверьте все договоры, заключенные с физическими лицами, выполняющими работу по любому виду договора, включая краткосрочные и временные.

Несвоевременное представление ЕФС-1 или представление с ошибками может привести к административной ответственности. Соблюдайте внутренние процедуры для своевременного сбора и проверки данных о каждом нанятом застрахованном лице.

Как изменилась отчетность при приеме на работу новых сотрудников

Подавайте отчет EFS-1 с данными о сотруднике не позднее 7 числа месяца, следующего за датой начала работы. Задержки в подаче отчета после указанного срока считаются нарушениями и могут привести к административным штрафам.

Основные корректировки отчетности

• Представляйте отчетность только по обновленным каналам SFR, включая случаи найма как в офисе, так и удаленно («дист»).
• Указывайте тип договора: постоянный договор или срочный.
• Используйте актуальную форму с четко обозначенными графами — обратите особое внимание на графу «7» для указания страховой категории нового сотрудника.
• Обеспечьте соответствие между кадровыми документами и представленными данными, особенно в отношении дат начала трудовой деятельности и типов договоров.

Рекомендации по подаче и сроки

1. Используйте официальный формат, предоставленный SFR, с точной информацией о каждом застрахованном лице.
2. Укажите личные данные, должность, основание для трудоустройства и детали заключенного трудового договора.
3. Подавайте заполненную форму ежемесячно, если произошли кадровые изменения. Если сотрудники не были приняты на работу, отчетность за этот месяц не требуется.
4. Проверяйте и перепроверяйте все записи перед подачей — неправильные данные в любом поле, включая «графу» для названия должности или страховых кодов, приводят к отказам или задержкам.

Образцы правильно заполненных отчетов доступны на платформе SFR, что позволяет минимизировать ошибки при подаче. При возникновении вопросов, связанных с заполнением или подачей формы, обратитесь к официальным инструкциям или свяжитесь со службой поддержки для получения разъяснений.

Всегда обновляйте внутренние HR-процедуры, чтобы обеспечить своевременное и точное информирование о трудовых договорах, перемещениях персонала и любых соответствующих изменениях в страховом статусе сотрудников. Ведите надлежащую документацию на всех сотрудников в соответствии с последними требованиями к представлению данных.

Сроки предоставления отчета при приеме на работу

Подавайте форму EFS-1 не позднее 7-го рабочего дня с даты подписания трудового договора. Это касается всех застрахованных лиц, независимо от типа трудового договора.

• Отчет должен быть представлен в SFR по установленному электронному каналу или на бумаге, в зависимости от способа отчетности организации.
• В случае если физическое лицо уже включено в регистр застрахованных лиц, заполните только раздел, связанный с приемом на работу, и укажите соответствующий трудовой договор.
• В подразделе «Сведения о работе» заполните соответствующее поле («графу»), отражающее условия приема на работу, в том числе условия, предусмотренные статьей 59 Трудового кодекса, если это применимо.
• Задержки в подаче документов допускаются только в исключительных случаях, подтвержденных документально. Продление стандартного срока не предусмотрено.

В деятельности отдела кадров необходимо обеспечить своевременное и правильное представление данных в соответствии с обновленными правилами. Данные о застрахованном лице должны отражать фактическую дату начала работы и тип договора. При обнаружении ошибок необходимо незамедлительно внести исправления в соответствии с официальными инструкциями.

Всегда проверяйте записи перед подачей, особенно в случаях, связанных с переводами, временными назначениями или изменениями в трудовых функциях. Эти сценарии также требуют внесения обновлений в EFS-1 в те же 7-дневные сроки.

Обеспечьте ответственность при заполнении формы, чтобы избежать административной ответственности. Отслеживайте внутренние дела, требующие отчетности, через систему управления персоналом, чтобы контролировать сроки.

Как заполнить форму EFS-1 при приеме сотрудника на работу

Чтобы правильно заполнить форму EFS-1 при приеме сотрудника на работу, сначала выберите раздел «Сведения о застрахованных лицах».

В случае приема на работу отчет должен содержать данные о застрахованном лице не позднее 15 числа месяца, следующего за датой приема на работу. Если сотрудник приступил к работе 5 июня, сведения должны быть представлены до 15 июля. Для выходных и праздничных дней исключений нет.

В поле «7» должно быть указано, что при приеме на работу используется код трудового действия «PR». Не оставляйте это поле пустым; неправильное кодирование приведет к отклонению отчета.

Поле «Дата события» заполняется фактической датой приема на работу из приказа о приеме на работу. Эта дата должна соответствовать внутренней кадровой документации.

Отчет представляется за месяц, в котором произошел прием на работу. Если несколько сотрудников начинают работать в одном месяце, их данные могут быть сгруппированы в одном EFS-1.

Информация должна включать полное имя, страховой номер (СНИЛС), налоговый идентификатор и дату приема на работу. Все поля обязательны для заполнения. Отсутствующие данные могут задержать прием заявки.

В тех случаях, когда крайний срок не соответствует стандартному графику отчетности, вам не нужно ждать очередного отчетного периода — подача требуется именно для случая найма.

Неправильно поданная EFS-1 не может быть «исправлена» задним числом; вместо этого вы должны повторно подать ее с точными данными в установленные сроки.

Если прием на работу отменен до того, как сотрудник приступил к работе, не подавайте EFS-1 на этого человека. Эта форма применяется только в случаях фактического трудоустройства.

Отчет подается в электронном виде. Ручная подача не допускается. Убедитесь, что ваша система отчетности поддерживает EFS-1 и обновлена в соответствии с текущими правилами подачи.

Отслеживайте статус отправки после отправки. Если отчет отклонен, повторная подача должна быть осуществлена в течение пяти рабочих дней. Несоблюдение правил может привести к штрафам или аннулированию страхового статуса сотрудника.

В каком формате представлять форму EFS-1

Форма EFS-1 подается исключительно в электронном виде через информационную систему SFR. Подача в бумажном виде не допускается, независимо от количества застрахованных лиц или характера трудовых договоров. Это касается всех работодателей, в том числе тех, у которых только один сотрудник работает по гражданско-правовому договору.

Отчет содержит информацию о застрахованных лицах и структурирован по разделам, соответствующим типу трудового договора или соглашения. Каждый раздел содержит поля и колонки, которые необходимо заполнить в зависимости от кадровых событий для конкретного сотрудника. Например, в разделе «Сведения о приеме на работу» необходимо заполнить столбцы с указанием типа договора, должности и даты начала работы.

Отчеты должны быть представлены не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие. Если 25-е число выпадает на нерабочий день, крайний срок переносится на следующий рабочий день. Продлить этот срок невозможно. Пропуск срока подачи может повлечь за собой штрафные санкции.

Чтобы подготовиться к подаче, убедитесь, что сотрудники отдела кадров знают обо всех изменениях, затрагивающих сотрудников по трудовым договорам или договорам об оказании услуг. Данные по каждому сотруднику вносятся один раз за событие, и дублирование записей не допускается. В случае исправлений повторно представляется только соответствующая часть раздела.

Форма EFS-1 заполняется в соответствии со структурой, определенной действующими правилами. Убедитесь, что вы используете правильные коды для характера работы, типа занятости и причины изменений. Для работников, работающих по контракту, укажите тип договора в соответствующем поле формы. При представлении данных по приказу или кадровому решению указывайте дату документа, инициирующего кадровые изменения.

Каждая организация должна предоставлять отчеты на основании кадровых действий в режиме реального времени и не допускать пакетного отражения нескольких событий по одному сотруднику в одной форме. Точность в указании кадровых данных, названий должностей, дат начала и окончания работы очень важна. Подача документов осуществляется по сертифицированным каналам связи, интегрированным с системой SFR, с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Как заполнить и подать «Сведения о застрахованном лице»

Всегда указывайте отчетный месяц в специально отведенном поле, используя формат ММ.ГГГГ. В случае исправлений укажите исправленные данные в соответствующем разделе формы ЭФС-1. Представьте отчет не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

В сведениях о застрахованном лице заполните полное имя, страховой номер и личный номер налогоплательщика без сокращений. Каждая запись должна соответствовать записям в едином реестре застрахованных работников. Проверьте правильность заполнения перед отправкой.

Используйте подраздел «Деятельность по трудоустройству», чтобы отразить изменения в соответствии с трудовой функцией: прием на работу, переводы, продление срока контракта. При продлении контракта укажите причину в соответствующей графе и обновите код деятельности в соответствии с классификацией труда.

В случае удаленной работы отметьте «DIST» и укажите дату начала работы. Если сотрудник возвращается на офисную работу, отразите это, заполнив запись в соответствующей строке обновленными данными о деятельности.

Не оставляйте пустых полей. Если в отчетном месяце не было никакой деятельности, все равно заполните форму нулевыми записями. Это обеспечит соблюдение действующих правил отчетности.

Данные должны быть переданы по сертифицированным каналам связи на портал SFR. Несвоевременная сдача отчетности влечет за собой административную ответственность. Отслеживайте сроки сдачи каждого отчета и планируйте периодическую проверку соответствия данных по всем учетным записям сотрудников.

Храните записи о сданных отчетах и подтверждающие квитанции не менее четырех лет. Это необходимо на случай аудита или запроса дополнительных разъяснений.

1. Когда подается EFS-1 для новых сотрудников?

Подавайте EFS-1 не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник приступил к работе. Дата фактического начала выполнения обязанностей определяет обязанность по представлению отчетности, а не дата приказа.

2. Как отчитаться за нескольких сотрудников, нанятых на разных условиях?

По каждому застрахованному лицу необходимо сделать отдельные записи. Даже если несколько сотрудников были приняты на работу в одном месяце, их данные должны быть представлены в отдельных строках с точными указателями типа договора.

Ниже приведен пример формата отчета:

В случае исправления вы должны отправить новую EFS-1 с обновленными данными. Не дублируйте предыдущие записи — подавайте только исправленную информацию.

Если трудовой договор был расторгнут в том же месяце, что и начался, необходимо указать даты начала и окончания. Используйте точные коды, отражающие характер расторжения.

При удаленной (дистанционной) работе укажите это в поле условий труда сотрудника. Это касается даже тех случаев, когда место работы не указано в договоре.

Указывайте все необходимые данные о трудовой деятельности работника, особенно если сообщаете о переводах, изменениях условий труда или дополнениях к ранее представленным сведениям.

Всегда проверяйте версию формы. По состоянию на май 2025 года EFS-1 состоит из трех разделов, и неправильный выбор раздела может привести к отказу.

Если за отчетный месяц нет данных, подача не требуется. EFS-1 подается только при наличии конкретных кадровых действий, имеющих юридическую значимость в соответствии с трудовым законодательством.