В статье 97 Основных положений о принятии документов на хранение говорится о ряде документов, в том числе о физическом состоянии, а также о нотариусе. в том же виде, в котором он их получил. Опись составляется нотариусом в двух экземплярах. Один из них остается в нотариальном деле, а второй передается лицу, представившему документ нотариусу. Оба экземпляра переписи подписываются как нотариусом, так и лицом, представившим документ.
Нотариус принимает документы на хранение в отдельном пакете. Он опечатывается, подписывается нотариусом, и пакет помещается в сейф для хранения. Документы могут быть приняты нотариусом без рисунка, если они правильно упакованы. Пакет, в который помещены документы, подписывается лицом, передавшим их, нотариусом, и скрепляется печатью нотариуса. В этом случае нотариус не несет ответственности за сохранность пакета, поэтому упакованные документы помещаются нотариусом в отдельный пакет. Запечатанные документы хранятся в камере хранения до момента передачи их лицу, которому они передаются.
По просьбе лица, передавшего документы нотариусу, нотариус выдает ему акт приема-передачи документов на хранение вместе с копией описи документов. В справке о принятии документов на хранение указываются дата и дата выдачи — государственная нотариальная контора или нотариус, выдавший эту справку — фамилия лица, к которому обратились с просьбой принять документы на хранение — перечень документов в справку не включается, так как сопровождается надписью.
Документы, принятые на хранение, возвращаются лицу, представившему их, с просьбой выдать акт приема-передачи документов. Если документы выдаются представителю лица, представившего их нотариусу, дилер также должен предоставить нотариусу надлежащим образом оформленную доверенность. Документы могут быть выданы нотариусом на основании судебного решения в отношении лица, указанного в судебном решении.
Почему порядок в документах — это важно
Паспорт, инн, снилс, медицинский полис. Заграничные паспорта (2), аттестаты о среднем образовании, дипломы о высшем образовании. Свидетельства о рождении (все). И это не только они, но и документы на квартиры, дома, дачи, автомобили… Договоры с государственными газовыми компаниями, поставщиками электроэнергии и интернет-провайдерами.
На каждый дом есть множество документов. И все они очень важны. Но так ли это?
Нашим первым нормальным домом была однокомнатная квартира на первом этаже в хрущевке, которая находится в небогатом районе. В доме был деревянный потолок, а за стеной кухни была лестница, деревянная. Мы прислушивались, когда кто-то спускался или поднимался по лестнице. Однажды ночью мы заметили, что по лестнице много бегают. Мы заглянули в подъезд и обомлели — в квартире на третьем этаже был пожар. Мы схватили самые ценные вещи — хомячка, паспорт, клетку с договором ипотеки — и вышли на улицу. Следующие несколько часов мы сидели в машине и наблюдали за работой пожарных. Все шло хорошо. Но потом мы поняли, что у нас совершенно неправильный подход к хранению документов в доме. В критических ситуациях, когда вам приходится экстренно покидать дом, найти все важные документы практически невозможно. Это заставило нас проверить систему хранения документов у себя дома.
Ведь не только на пожаре у соседей нужно быстро найти тот или иной документ. Признаюсь, я впадала в панику при мысли о том, что придется искать договоры и свидетельства с газовой компанией, чтобы разобраться с некорректными обвинениями, или протоколы приемов у врачей перед повторными визитами. Теперь я убежден, что правильная организация хранения документов дома — это спокойная возможность сэкономить время. Как же организовать хранение документов дома? Для начала давайте рассмотрим различные категории документов.
Какие документы бывают
Уже при выписке из роддома у ребенка, как правило, есть два документа: свидетельство о рождении и медицинский контракт. Более того, их количество увеличивается просто лавинообразно. Выясним, какие категории присутствуют в каждом доме.
Личные.
Этот список далеко не полный. В него также могут входить заграничные паспорта, военные удостоверения, пенсионные свидетельства и т. д.
Для детей до 14 лет основным документом является свидетельство о рождении. В нем нет поля «Прописка». Эта информация содержится в свидетельстве о регистрации по месту жительства (форма 8).
В первый день жизни ребенка также выдается медицинский контракт, снилс и жесть. Ребенок также получает паспорт — храните его вместе с другими личными документами.
Их нужно хранить всегда, они могут понадобиться в любой момент. Поэтому, например, аккуратно сложите их в небольшую файловую папку. Таким образом, они будут защищены от посторонних глаз.
У каждого члена семьи есть своя папка. Объедините все в отдельном ящике или большой папке.
Для имущества.
Например, договоры купли-продажи, дарственные, свидетельства о наследовании или приватизации.
Бумажные свидетельства о собственности с печатями, которые использовались около 10 лет назад, больше не выдаются. Однако они не утратили своей силы. Поэтому, если вы зарегистрировали собственность до 2016 года, храните свидетельства вместе с другими документами о праве собственности.
В эту же категорию можно отнести и другие документы, например технические паспорта, свадебные контракты и т. д., если они предусматривают вопросы владения и распоряжения имуществом.
Как правило, документы на недвижимость должны храниться в течение всего срока владения и еще в течение трех лет. Это является ограничивающим фактором при совершении сделок с недвижимостью.
Однако в некоторых случаях может потребоваться 10 или 15 лет, поэтому предпочтительнее сохранять важные документы даже по истечении трех лет и просто положить их на дальнюю полку.