Убедитесь, что все лица, включенные в платежную ведомость, учтены, включая сотрудников, работающих полный рабочий день, неполный рабочий день, временных и удаленных сотрудников. Исключите тех, кто находится в длительном отпуске или отстранен от работы по любой причине. Проверьте текущий статус занятости через системы управления персоналом или путем прямого подтверждения от соответствующих отделов.
Учитывайте любые колеблющиеся позиции, такие как подрядчики или сезонные работники, которые могут не быть включены в базовые цифры, но все же влияют на уровень укомплектованности штата. Запишите статус занятости на момент подсчета, внеся корректировки с учетом недавних наймов или увольнений. Четко определите, включаете ли вы позиции, которые временно вакантны или заняты сотрудниками, находящимися в отпуске.
Обеспечьте точность данных путем сверки информации из различных источников, таких как внутреннее программное обеспечение HR и отчеты по заработной плате. Придерживайтесь единой методологии отслеживания всех изменений в штате, чтобы избежать несоответствий и обеспечить ясность отчетности.
Как правильно рассчитать фактическую численность сотрудников
Чтобы получить точные данные, сосредоточьтесь только на активных работниках. Исключите временных или частично занятых сотрудников, которые не выполняют регулярные обязанности в полном рабочем дне. Убедитесь, что вы отслеживаете сотрудников на основе их фактического статуса занятости, а не на основе запланированных или гипотетических заданий.
1. Исключите неактивных сотрудников
- Исключите сотрудников, находящихся в длительном отпуске (например, по беременности и родам, по болезни), которые не участвуют в повседневной деятельности.
- Не включайте независимых подрядчиков или внешних консультантов, если их роли не похожи на роли штатных сотрудников.
2. Сосредоточьтесь на вкладе сотрудников, работающих полный рабочий день
- Измеряйте численность персонала на основе активных сотрудников, работающих полный рабочий день, с учетом любых потенциальных длительных отсутствий или перерывов в работе.
- Для сотрудников, работающих неполный рабочий день, рассчитывайте численность на основе их среднего недельного рабочего времени по сравнению со стандартом для сотрудников, работающих полный рабочий день, и соответствующим образом корректируйте подсчет.
3. Используйте единые временные рамки
- Отслеживайте численность персонала, используя единые временные рамки, например ежемесячные или ежеквартальные, для обеспечения сопоставимости.
- Убедитесь, что период времени соответствует внутренним циклам начисления заработной платы, чтобы избежать несоответствий в сборе данных.
4. Регулярно обновляйте данные
- Убедитесь, что обновления производятся при каждом изменении статуса члена команды, например при повышении, увольнении или приеме на работу.
- Проводите периодические проверки, чтобы убедиться, что все данные остаются актуальными и точными, сводя к минимуму ошибки в отчетах по численности персонала.
5. Учитывайте различия в типах занятости
- Учитывайте различные типы занятости (например, временная, сезонная), четко классифицируя их, если они оказывают заметное влияние на ваши операционные потребности.
- Убедитесь, что сезонные или контрактные работники учитываются в соответствии с фактической продолжительностью их работы.
Понимание концепции фактической численности сотрудников
Число лиц, активно участвующих в повседневной деятельности в любой данный момент времени, имеет решающее значение для операционного анализа. Этот показатель учитывает всех лиц, получающих заработную плату, включая постоянных, временных, частично занятых и контрактных сотрудников. Обязательно исключите лиц, находящихся в длительном отпуске, а также тех, чьи контракты истекли или были расторгнуты, даже если они остаются в списках.
Ключевые факторы при определении численности сотрудников
Сосредоточьтесь на сотрудниках, которые в настоящее время выполняют свои обязанности в организации. Временные сотрудники или внешние консультанты должны включаться в подсчет только в том случае, если они предоставляют постоянную поддержку, которая отражает роль постоянных сотрудников. Если человек находится в отпуске, например, по беременности и родам или по болезни, его включение в подсчет должно зависеть от внутренних правил организации, касающихся определения активного сотрудника.
Регулярные обновления и перекрестная проверка
Для обеспечения точности необходимы частые проверки и сверки с данными по заработной плате и кадровыми записями. Убедитесь, что данные о статусе занятости всегда обновляются, поскольку изменения в контрактах или условиях найма могут повлиять на расчет численности персонала. Установите четкий график таких проверок, чтобы избежать несоответствий.
Факторы, которые необходимо учитывать при расчете численности персонала
Начните с полных сотрудников, которые работают по постоянному графику и получают регулярное вознаграждение. Эти люди составляют основную рабочую силу, и их включение в расчет численности персонала является обязательным условием для обеспечения точности.
Затем учитывайте сотрудников, работающих неполный рабочий день, график и оплата которых варьируются. Их вклад следует учитывать на основе количества отработанных часов по сравнению с полной занятостью, что часто выражается в эквиваленте полной занятости (FTE).
Также необходимо учитывать временных сотрудников. Эти люди могут быть наняты для конкретных проектов или сезонов, но они все равно вносят вклад в общий размер рабочей силы в течение срока своего пребывания в компании. Рассчитайте их присутствие пропорционально сроку их контракта или отработанным часам.
Подрядчики и фрилансеры
Независимые подрядчики и фрилансеры часто упускаются из виду, но являются неотъемлемой частью многих предприятий. Хотя они не являются постоянными сотрудниками, их задействованность следует оценивать по времени, которое они тратят на выполнение задач, связанных с компанией. Этих работников следует включать в расчет на основе объема их заданий, часто на пропорциональной основе.
Стажеры и ученики
Стажеры или ученики, даже если они не являются постоянными сотрудниками, вносят свой вклад в рабочую силу. Их включение в расчет зависит от продолжительности их программы и количества отработанных часов. Как правило, их статус может влиять на их льготы и другие права, но они все равно должны учитываться в общей численности персонала.
Сотрудники, находящиеся в отпуске, будь то декретный, по болезни или любой другой вид длительного отпуска, должны быть учтены. Эти лица остаются в штате компании и должны учитываться в общей численности персонала, поскольку во время своего отсутствия они по-прежнему считаются частью организации.
Наконец, учитывайте всех лиц, выполняющих двойные функции. Сотрудники, занимающие несколько должностей или выполняющие несколько обязанностей в одной и той же организации, должны учитываться один раз, даже если они выполняют различные задачи.
Различие между полной и неполной занятостью
Основным фактором, позволяющим отличить работников с полной занятостью от работников с неполной занятостью, является количество рабочих часов в неделю. Полный рабочий день обычно составляет от 35 до 40 часов в неделю, тогда как неполный рабочий день — менее 30 часов в неделю. Конкретный порог может варьироваться в зависимости от политики компании или трудового законодательства конкретной страны.
Еще одно важное отличие заключается в предоставляемых льготах. Работники, занятые полный рабочий день, как правило, имеют право на более широкий спектр льгот, включая медицинскую страховку, оплачиваемый отпуск и пенсионные взносы. Однако сотрудники, работающие неполный рабочий день, могут не получать тех же льгот или получать их пропорционально, в зависимости от политики организации.
Правовые аспекты
В соответствии с законодательством многих стран классификация сотрудника как работающего полный или неполный рабочий день влияет на налоговые обязательства, взносы в систему социального страхования и право на защиту трудовых прав. Компании должны ознакомиться с местным трудовым законодательством, чтобы обеспечить соблюдение этих стандартов и избежать неправильной классификации, которая может привести к юридическим проблемам или штрафам.
Влияние на планирование и операционные потребности
С операционной точки зрения, сотрудники, работающие неполный рабочий день, обеспечивают гибкость, позволяя компаниям корректировать затраты на рабочую силу в зависимости от спроса. Однако управление сотрудниками, работающими неполный рабочий день, может сопряжено с такими проблемами, как сложность планирования и потенциальное снижение непрерывности выполнения задач. С другой стороны, полноценные работники обеспечивают стабильность, но могут привести к увеличению расходов на заработную плату.
Учет временных и сезонных работников
Временные и сезонные работники должны быть включены в численность персонала на период их занятости. Их присутствие значительно влияет на рабочую нагрузку и производственную мощность. Каждый человек, работающий по контракту, независимо от его срока, должен быть учтен в день начала работы, а его увольнение должно совпадать с окончанием срока его занятости.
Временные работники должны учитываться на основе конкретных дат начала и окончания их работы. Ведите точный учет отработанных часов и избегайте оценок на основе предположений, так как это может привести к несоответствиям. Необходимо обеспечить, чтобы такие работники не считались штатными сотрудниками, если только срок их работы не продлен сверх согласованного предела.
Сезонные работники и пиковые периоды
Сезонные работники, как правило, нанимаются в пиковые периоды, и их включение в штат должно соответствовать конкретным сезонным потребностям. Например, розничный бизнес в период праздников может нанимать дополнительных работников на фиксированный срок, а сельскохозяйственные предприятия могут привлекать сезонную рабочую силу во время уборки урожая. Каждый случай должен быть задокументирован с указанием точных временных рамок.
Включение сезонных работников в общую численность рабочей силы зависит от официальных дат начала и окончания сезона. Необходимо правильно классифицировать их, отличая от постоянных сотрудников. При расчете общей численности рабочей силы следует избегать включения сезонных работников в непиковые периоды, если они не наняты по бессрочному контракту.
Отслеживание нескольких контрактов
Работники, нанятые по нескольким контрактам или на неполный рабочий день, требуют тщательного отслеживания. Каждый отдельный контракт должен рассматриваться отдельно для обеспечения точности отчетности. Временный работник, имеющий несколько краткосрочных контрактов в течение года, должен учитываться за каждый период контракта, а не в совокупности, за исключением случаев, когда все контракты считаются частью долгосрочного трудового соглашения.
Как обращаться с сотрудниками, находящимися в отпуске или отстраненными от работы
Когда человек находится в отпуске или отстранен от работы, его отсутствие должно отслеживаться и рассматриваться в соответствии с его текущим статусом. Сотрудники, находящиеся в отпуске по болезни, личном отпуске или отстраненные от работы в дисциплинарном порядке, не считаются частью активной рабочей силы, что напрямую влияет на планирование рабочей силы и расчет заработной платы. Как правило, эти сотрудники не участвуют в повседневной деятельности, поэтому их роль в показателях производительности исключается на время их отсутствия.
Категории отпусков и отстранений от работы
Очень важно различать различные типы отпусков и отстранений от работы. Например, сотрудники, находящиеся в декретном отпуске или на длительном больничном, как правило, не включаются в регулярные подсчеты численности персонала. Однако работники, временно отстраненные от работы в дисциплинарном порядке, могут потребовать отдельной классификации. Убедитесь, что в организации существуют четкие правила, определяющие категории отпусков, чтобы избежать путаницы и неточностей в отчетности.
Отслеживание и корректировки в отчетности
Корректировки численности персонала должны производиться на регулярной основе. Например, сотрудники, находящиеся в длительном отпуске, должны исключаться из любых ежемесячных или ежеквартальных статистических данных по персоналу, если иное не предусмотрено политикой компании. Убедитесь, что все статусы отпусков своевременно обновляются в системах управления персоналом, поскольку они напрямую влияют на прогнозы по кадровому обеспечению, расчет заработной платы и оценку операционной эффективности.
Использование коэффициентов текучести кадров при оценке численности персонала
Включите коэффициенты текучести кадров в планирование численности персонала, корректируя прогнозы численности на основе исторических данных и прогнозов текучести. Если текучесть высокая, учитывайте дополнительные наборы персонала для поддержания операционной мощности и производительности. Регулярный мониторинг этого коэффициента позволяет точно корректировать прогнозы с течением времени, особенно в периоды роста или реструктуризации.
Начните с анализа текущего показателя текучести кадров за определенный период. Например, если ежегодно уходит 10 % сотрудников, предполагайте, что вам потребуется нанимать на 10 % больше новых сотрудников каждый год. Это обеспечит соответствие ваших оценок численности персонала фактическим потребностям в кадрах.
Отслеживайте текучесть кадров по отделам, чтобы выявить области с более высоким уровнем текучести и соответствующим образом скорректировать модель кадрового состава. Более высокая текучесть в определенных командах или на определенных должностях указывает на необходимость целенаправленных усилий по набору персонала для обеспечения непрерывности деятельности.
Учитывайте сезонность в моделях текучести кадров. В некоторых отраслях наблюдаются колебания текучести в зависимости от времени года, циклов проектов или экономических условий. Корректируйте прогнозы по кадровому составу с учетом этих периодических изменений в потребностях в персонале.
Учитывайте причины текучести кадров — добровольную, вынужденную или уход на пенсию — для прогнозирования потенциальных будущих пробелов на ключевых должностях. Например, высокая добровольная текучесть кадров может свидетельствовать о неудовлетворенности культурой рабочего места, что требует более глубокого анализа стратегий удержания персонала.
Используйте данные о текучести кадров в качестве инструмента прогнозирования расширения или сокращения штата. Например, если уровень текучести кадров увеличивается из-за волатильности рынка, запланируйте сокращение штата, адаптируясь к изменяющимся условиям. И наоборот, низкий уровень текучести кадров в растущей компании свидетельствует о стабильном штате сотрудников с минимальными перебоями.
Наконец, убедитесь, что показатели текучести кадров включены в ваши финансовые модели. Корректируйте бюджет на набор, обучение и адаптацию новых сотрудников на основе прогнозируемого числа наймов, чтобы обеспечить бесперебойную работу без неожиданных финансовых затрат.
Инструменты и программное обеспечение для точного отслеживания численности персонала
Системы управления персоналом (HRMS) являются основой для управления численностью персонала. Эти инструменты предоставляют данные в режиме реального времени, записи о сотрудниках и автоматизированные функции отчетности, которые обеспечивают точность. Ключевые функции включают отслеживание рабочего времени, контроль посещаемости и управление отпусками, что способствует поддержанию актуального списка сотрудников.
Лучшие инструменты для точного мониторинга численности персонала
- Workday — предоставляет облачные решения, которые оптимизируют работу отдела кадров. Он объединяет отслеживание рабочего времени, управление вознаграждениями и аналитику, что делает его комплексным инструментом для управления персоналом.
- ADP Workforce Now- мощная платформа для управления персоналом, расчета заработной платы и управления талантами с функциями отчетности в режиме реального времени и отслеживания жизненного цикла сотрудников.
- Gusto- этот инструмент, предназначенный для малых и средних предприятий, предлагает обработку заработной платы и управление льготами, а также отслеживание посещаемости и отпусков.
Функции, на которые следует обратить внимание в программном обеспечении для управления персоналом
- Отслеживание рабочего времени и посещаемости: Системы, регистрирующие рабочее время, имеют решающее значение для точного сбора данных. Автоматизированные функции регистрации прихода/ухода с работы предотвращают человеческие ошибки.
- Порталы самообслуживания сотрудников: Предоставление сотрудникам возможности самостоятельно управлять своим рабочим временем и отпусками повышает точность данных и сводит к минимуму административные задачи.
- Расширенная отчетность: Программное обеспечение, предоставляющее визуальные панели инструментов и настраиваемые параметры отчетности, помогает специалистам по кадрам принимать быстрые и обоснованные решения.
Интеграция с другими системами, такими как расчет заработной платы, льготы и управление производительностью, гарантирует точность данных о персонале во всех отделах. Кроме того, облачные решения обеспечивают масштабируемость, благодаря чему система может расти вместе с потребностями компании.