С 1 сентября 2023 года у почтовой службы появятся новые требования. Изменения коснутся практически всех объектов. Таких как отправка документов в налоговые органы, сдача бухгалтерами отчетности по почте, отправка посылок для личного пользования и т.д. Они должны это учесть. Мы подготовили шаги — пошаговые инструкции — чтобы следовать им и впервые отправить все необходимое по почте.
Шаг 1: оформите доверенность
Здесь, чтобы отправлять письма и посылки, нужно предъявить доверенность на почте. Это делается для того, чтобы почта России могла идентифицировать отправителя или его доверенное лицо. Действовать от имени агентства без доверенности имеет право только руководитель организации. Он может передать права другому сотруднику, но только по доверенности. В случае с почтовыми отправлениями заверение у нотариуса не требуется.
Доверенность должна быть выдана сотруднику, отправляющему сообщение. В настоящее время существует два вида доверенностей. Печатная и электронная.
Бумажные обычные доверенности. Доверенности могут быть созданы в любом формате. Четко указывайте функцию, к которой приписан сотрудник. Не нужно заверять документы. Не забудьте использовать контрольный список, чтобы включить в него информацию, необходимую для доверенности. См. также модели доверенностей.
Компьютеризированные доверенности. В июне 2022 года между налоговой службой и «Почтой России» была подписана дорожная карта по замене электронных доверенностей на машиночитаемые.
С сентября использование компьютеризированных доверенностей стало обязательным (Федеральный закон 536-ФЗ от 19. 12. 2022). Эта технология позволяет оперативно информировать всех участников об изменении статуса электронных доверенностей. Ее не нужно прилагать к каждому документу.
МЧР полезна еще и тем, что позволяет наделять сотрудников частичными полномочиями без дополнительного заверения у нотариуса. Руководители наделяют сотрудников правом подписывать электронные документы от имени учреждения.
Тот, кто до сентября часто пользовался многокилометровыми документами, уже знаком с разработанным Федеральной налоговой службой сервисом «Создание и проверка всемогущества электронных форм» (nalog. ru). Этот сервис позволяет проксировать форматы файлов, загружать их и в дальнейшем использовать в электронном документообороте. Более подробную информацию можно получить, позвонив по телефону Федеральной налоговой службы 8-800-222-22-22.
Контрольный список. Какая информация должна быть включена в доверенность?
Когда была выдана доверенность. Количество и дата выдачи доверенностей, наименование учреждения, ОГРН, ИНН, КПП, ФИО директора, наименование серии, номер паспорта, адрес регистрации, например, на каком основании действует устав.
Информация о сотрудниках: местонахождение, ФИО, паспортные данные, юридический адрес.
Право работника на выдачу доверенности. Например, право на получение и отправку электронной почты.
Подпись сотрудника, которому выдается доверенность.
Подпись руководителя организации.
Пример. Доверенность на отправку почты с 1 сентября.
Шаг 3: упростите отправку почты с помощью сервиса
Подключение сервиса простой электронной подписи (pochta. ru/person/pep) позволяет оплачивать посылки в электронном виде и доставлять их без документов. С помощью простой электронной подписи можно оформить электронную доверенность, подключить электронное извещение или отправить посылку на номер телефона получателя.
Подключить простую электронную подпись можно одним из трех способов. Первый — удаленно, используя верифицированную учетную запись на сайте Gosuslugi. Второй — заполнить электронную форму и подписать ее по электронной почте. Не забудьте взять с собой паспорт. Третье — прийти на почту с паспортом и заполнить анкету.
Вторичная заметка. Как отправить состояние счета по почте
Состояние счета является заказным почтовым отправлением. Отправитель предоставляет в почтовое отделение доказательство, которое необходимо сохранить. Доказательство помогает подтвердить дату отправки и, таким образом, наступление срока подачи бухгалтерского отчета. Сам объект вручается получателю при получении.
Каждый тип объекта может быть зарегистрирован, например, письма, посылки, мелкие бандероли и т. д. Каждому такому объекту присваивается номер отслеживания для его идентификации. За отправку взимается плата, и она может быть отправлена только по электронной почте. Заявление или документ можно отправить в налоговую инспекцию либо по квитанции на возврат, либо с перечнем прилагаемых документов. Поэтому необходимо указать состав письма или бандероли на отдельном листе.
Организации представляют в ФНС декларации и расчеты по налоговым и страховым взносам, налоговым льготам и другую информацию. Экспортеры и импортеры представляют дополнительные документы. Рекомендации системы «Главбух», входящей в состав «Актион Бухгалтерии», документируются и доводятся до сведения организации ФНС и ИП.
