Отсутствие складских помещений или кассовых аппаратов — это повод начать исследование. Ведь без этого никаких претензий к сотруднику предъявлено не будет, и вычитать недостающую сумму из зарплаты не стоит. Работодатель должен сначала выяснить причину и размер убытков.
Когда применяется.
Чтобы взыскать причитающееся работнику вознаграждение, необходим отчет руководства. Одним из важнейших этапов процедуры материальной ответственности работника является служебная проверка (ч. 1 ст. 247 ТК РФ). Она имеет вполне конкретную цель. Она заключается в определении размера причиненного ущерба и причин его возникновения.
В большинстве случаев работодателю приходится полагаться на правосудие, чтобы вернуть украденные деньги или товары. Это связано с тем, что взысканию обычно подлежит значительная сумма, превышающая средний месячный заработок работника (ч. II ст. 248 ТК РФ). В суде работодатель должен доказать следующее
Поэтому, когда комиссия завершает служебную проверку, она должна проследить, чтобы вышеуказанные обстоятельства были отражены в итоговом акте о результатах ее работы. Таким образом, работодатель сможет легко доказать в суде законность требования о возврате украденных или утраченных денег или товаров.
На что обратить внимание.
Внутренний контроль начинается с мандата (ч. I ст. 247 ТК РФ). В нем отражаются коэффициенты проверки, например, результаты инвентаризации, создаются комитеты, их задачи и продолжительность работы. Эти положения затем воспроизводятся на практике для контроля эффективности работы. Обязанность комитета — собрать и изучить как можно больше соответствующих документов. К ним относятся отчеты и переписи населения, служебные записки руководства, должностные инструкции, трудовые договоры и договоры об ответственности, а также, при необходимости, документы из судебных или административных органов.
Дайте подробное описание обстоятельств инцидента, не ограничиваясь двумя-тремя словами. Сообщите полное имя, дату и время (не более) проведения проверки, сведения о документах, их детали и особенности. Важно установить порядок передачи материальных ценностей на хранение, условия их сохранности, размер ущерба и степень вины каждого сотрудника. Полезны ссылки на нарушения локальных актов, трудовых договоров и инструкций.
Исследование не может быть представлено без объяснения работника (ст. 2, п. 2 ТК РФ). Его цель — установить причину ущерба и наличие вины работника в недостаче. Запрос должен быть подан в письменной форме, так как работодатель должен доказать, что порядок материальной ответственности работника соблюден. Оно должно быть вручено работнику под роспись. В требовании необходимо указать срок предоставления объяснения, так как статья 247 Трудового кодекса РФ не регулирует этот вопрос. В качестве ориентира можно взять двухдневный срок, установленный статьей 193 ТК РФ. Если работник уклоняется от встречи с комиссией или другими представителями работодателя и отказывается давать объяснения, достаточно составить акт. Решения, возлагающие на работника значительную ответственность, могут быть приняты без объяснения причин. Более того, работник наносит себе травму. Это происходит потому, что он не в состоянии обосновать или привести аргументы, которые позволили бы ему снизить сумму ущерба, которую работодатель пытается взыскать с суда.
По результатам проверки Комитет должен сделать однозначный вывод о наличии оснований для выплаты материальной ответственности работнику и о том, является ли Комитет возвратом материальной ответственности работнику. Однако окончательное решение, с учетом рекомендаций, должен принять руководитель компании, когда отчет о результатах внутреннего расследования поступит к нему в кабинет вместе с материалами проверки.
Отчет подписывается всеми членами комиссии и сотрудником, в отношении которого проводилась проверка. Согласно ч. 3 ст. 247 ТК РФ, скрывать данные исследования не имеет смысла, так как работник имеет право ознакомиться с материалами. Наличие подробного законодательства, указывающего на высокое качество управления эффективностью, помогает работодателям получить компенсацию от своих работников (Определение Самарского областного суда от 13 августа 2014 года № 33-7921/2014). Напротив, отсутствие или небрежное оформление документа или процессуального действия (не установлен размер ущерба и его причина) приводит к потере справедливости и утрате денежных средств наряду с другими правонарушениями (определение Саратовского областного суда от 09. 10. 2014, 3 3-5774).
Акт о недостаче товара при инвентаризации
Выставление запасов — это документ, создаваемый в процессе учета имеющихся запасов, фиксирующий разницу между фактической стоимостью и стоимостью, указанной в документе. Данная процедура всегда оформляется соответствующим официальным документом.
Важно! Данный документ доступен для скачивания на сайте КонсультантПлюс.
Инвентаризация
Инвентаризация — это обычная инвентаризация, которую проводят все предприятия, и ее цель — определить стоимость запасов на складе предприятия. В ходе проверки может оказаться, что некоторые товары действительно отсутствуют.
Недостача
Если недостача обнаружена, руководство организации должно разобраться в ситуации. Ему необходимо выяснить, куда исчезли товары. Для достижения этих целей можно инициировать внутреннее расследование. Трудовое законодательство предоставляет такую возможность. Для этого руководитель предприятия создает специальную комиссию. Ее задача — выяснить причины исчезновения товаров. Ответственный сотрудник имеет право задать своим коллегам ряд вопросов, которые помогут прояснить ситуацию.
Ответственность
За все товары, хранящиеся на складе, отвечает материально-ответственное лицо. Это может быть сам склад или другой сотрудник. Если будет доказано, что пропажа произошла по халатности сотрудника, работодатель имеет право потребовать полного возмещения ущерба. Также могут быть рассмотрены возможные дисциплинарные меры вплоть до увольнения.
Внутреннее расследование может выявить растраты и злоупотребления, которые уже являются уголовными преступлениями. Руководство предприятия будет вынуждено обратиться в полицию.
Роль акта
В силу своей юридической природы акты о недостаче товаров являются частью общей итоговой документации, создаваемой в ходе инвентаризации. Как правило, ее пенсия не требуется. Сам факт несоответствия может быть фактически проштампован по результатам переписи. В другом документе дефекты распределяются для того, чтобы исключить ответственность ответственной стороны.
Процедура
Процесс инвентаризации всегда коллективный. Директор агентства издает приказ о создании инвентаризационной комиссии. Состав комиссии подбирается лично директором. Как правило, в комиссию входят люди, занимающие высокие посты в бизнесе. Если процедура будет проводиться в другом подразделении, необходимо включить его представителей.
Кто составляет официальную бумагу
Как правило, бремя активизации процесса несет председатель инвентаризационной комиссии. Как правило, эту должность занимает самый опытный сотрудник среди своих коллег. Это значит, что он точно знает, как обращаться с подобными официальными документами.
Следует помнить, что, фактически подписывая документ, все члены комиссии несут ответственность за полноту и достоверность указанной в нем информации. Если она окажется ложной, никаких санкций режим не избежит.
Что отразить в акте
На сегодняшний день не существует единого списка пунктов, которые действительно должны быть отражены. Члены Комиссии вправе уточнять необходимые положения в зависимости от обстоятельств. Однако практика выработала примерный перечень моментов, охватываемых указаниями. К ним относятся:
Форма документа
В настоящее время государственные органы, как правило, разрешают составлять бухгалтерские документы без использования обязательных стандартных форм. Акт о недостаче товаров при переписи и многие другие официальные документы могут быть составлены в свободной форме. Обратите внимание, что используемая форма акта должна быть утверждена соответствующим командованием руководителя, указанным в самом документе.
Рекомендуется оформлять документ на фирменном бланке организации. Это связано с тем, что он передает информацию об организации, выполняющей процедуру. При отсутствии готового бланка допускается использование белой бумаги формата А4, а информация о компании пишется вручную.
Этот текст может быть написан одним из двух общепринятых способов Рукопись синим или черным диабетом (не карандашом) и набранная на компьютерном носителе. Вопрос решается в каждом конкретном случае Председателем Комиссии с учетом мнения коллег.
Инструкция по составлению акта
Начните с заголовка. В верхней части листа укажите, что используемый формат установлен в учетной политике приказом руководителя предприятия (см. ). Далее укажите полное наименование организации, выполняющей процедуру, со ссылкой на ее организационно-правовую форму. Далее, в соответствии с утвержденной номенклатурой утвержденного дела и внутренним документооборотом компании, присваиваем уникальный номер для хранения.
Следующий шаг — в зависимости от применяемой процедуры, ссылка «от головы к голове»: оставьте реквизиты документа и укажите сроки проведения инвентаризации. Далее приведите состав сотрудников комитета и укажите ФИО и должность в соответствии со штатным расписанием для каждого сотрудника.
В разделе «Документация» подробно опишите расхождения в виде таблицы с выводами о событиях, связанных с дефектами.
Под таблицей обобщите приведенную выше информацию, вписав недостающее количество текста.
На этом процесс документирования завершен. Закон должен быть заверен подлинными подписями (расшифровкой) всех членов комиссии и материально-ответственного лица.
Скачать документы:
Оформление результатов инвентаризации: излишки и недостачи
Излишки или недостачи отражаются в ведомости разногласий по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Здесь фиксируются разницы между каждым объектом учета в количественном и стоимостном выражении. На основании этого документа создается акт инвентаризации (форма 0504835). Прилагаемые элементы принимаются в оценочных значениях.
Излишки
Обнаруженные излишки подлежат регистрации. Пример 1. В ходе переписи обнаружены излишки хозяйственных материалов рыночной стоимостью 300 рублей.
| Описание действия | Начисление | Зачисление. | Количество, руб. |
| Излишки хозяйственных материалов оприходованы на склад | 4 105 36 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов — оборудования, прочих мобильных средств | 4 401 10 180 «Прочие доходы». | 300 |
Недостачи
При обнаружении дефекта материал удаляется по соответствующему акту. В этом случае стоимость материальных ценностей возникает в результате уменьшения финансовых последствий текущего использования с одновременным отражением суммы ущерба, причиненного виновному лицу. Обратите внимание! Для некоторых видов материальных запасов введены нормы о физическом ущербе. Например, приказом Минздрава России от 20 июля 2001 г. утверждены284 «Правила естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения в аптечных организациях независимо от организационно-правовой формы и формы собственности». Это означает, что в рамках этих правил недостачи могут быть списаны как естественная убыль. Deletion of shares if a deficiency is found, theft, in account 0 401 10 172 ‘proceeds from the act’ and his / her accounting account account 0 105 00 00 00 00 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 000 . Пример 2. При переписи фонда выявлена недостача продуктов питания на общую сумму 800 рублей (в том числе 50 рублей — в пределах норм естественной убыли, 750 рублей — сверх норм естественной убыли). Рыночная стоимость продуктов питания из-за недостачи сверх норм естественной убыли составляет 770 рублей. Эта сумма собирается по существительным. В учетном файле создаются следующие записи
| Описание действия | Начисление | Зачисление. | Количество, руб. |
| Удалить физическую потерю материальных запасов в пределах установленных норм | 4 401 20 272 ‘Расходы на материальные запасы’ | 4 105 32 440 «Уменьшение стоимости продуктов питания — оборудования и других мобильных средств | 50 |
| Ликвидация. | 4 401 10 172 «Выручка от операций с активами | 4 105 32 440 «Уменьшение стоимости продуктов питания — оборудования и других мобильных средств | 750 |
| ‘Концентрация требований от выявленных дефектов на виновниках’ | 4 209 74 560 ‘Повышение требований за порчу материальных ценностей’ | 4 401 10 172 «Выручка от операций с активами | 770 |
Амортизация ущерба материальных ценностей, пришедших в негодность в результате стихийных или иных бедствий, требует от бухгалтера отражения природного риска или бедствия на счете-требовании 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы от операций с имуществом». А вот имущество, уничтоженное в результате террористических актов (и других действий, совершенных независимо от воли учреждения как законного владельца), списывается с использованием счета 0 401 10 172.
Акт о недостаче товара при инвентаризации
Акт о недостаче материальных ценностей — один из способов отражения разницы между фактическим наличием товара и стоимостью, указанной в документе, образцы которого можно скачать ниже.
Использование
Стандартного формата для этих документов не существует. Поэтому, прежде чем приступить к его заполнению, необходимо утвердить данную форму в учетной политике учреждения по отдельному указанию руководителя.
Однако в некоторых случаях без отдельной выкладки недостающих материальных ценностей не обойтись. Например, необходимо срочно обратиться в правоохранительные органы, так как акт инвентаризации (форма 0504835) не оформлен и отсутствует.
При этом использование индивидуальных актов о недостаче товаров на складе — отличный шаг, используемый в качестве страховки ответственности некоторых сотрудников, — больше недоступно. Это нельзя отнести к особо важным документам. Тем не менее, как и в случае с приведенными выше печатными образцами, складские запасы должны храниться по отдельности, не разделяясь на отдельные части.
Подготовка
Прежде чем приступить к разработке законодательства, необходимо созвать комитет. В него должно входить не менее трех человек. В большинстве случаев это должностные лица организации. Если все они являются членами комитета по инвентаризации, это очень хорошо. Таким образом, не возникнет конфликта при определении ответственных за предоставленную информацию.
Сложно переоценить важность такого ключевого документа, как акт о недостаче. Исходя из этого, предоставленные пункты должны быть достоверными, так как из них будут формироваться многие последующие документы. Об этом должно предупреждать лицо, которое ставит подпись. Таким образом они подтверждают достоверность предоставленной информации.
Элементы
Как и все официальные документы, этот закон обязательно должен содержать элементы организации. Наименование, НДС и КПП. Также указываются вышеуказанные номера, название закона и дата его подписания. Однако без этих решающих данных документ не имеет юридической силы, так как в конце нет подписи.
Основная часть акта о недостаче товара при переписи должна содержать конкретные факты по недостаче.
В этом случае удобнее оформить все в виде ряда пунктов.
Последний пункт закона — основной. В нем следует сосредоточиться на деталях.
Таблица
Описание товара представлено шестью колонками. Каждая строка описывает отдельное наименование недостачи. По возможности заполняются все столбцы. Все они являются основой для дальнейшей оценки ущерба, причиненного недостачей. Такая таблица, несомненно, окажет отличную помощь руководителю организации и его подчиненным.
Столбцы таблицы имеют следующие названия
Она суммируется в конце таблицы. Другими словами, оценивается общее количество недостачи. Если организация работает с НДС, то он пишется отдельно. В то время как налог включается в общую сумму недостачи.
Акт завершается подписями членов комиссии. Первым подписывает президент, если он избран, затем все остальные.
Для того чтобы перепись имела необходимую юридическую силу в связи с отсутствием товара, все члены Комиссии должны поставить свои подписи не менее чем за трех человек.
Юридические тонкости
Стоит отметить, что без принятия учетной политики учреждения, с отдельным распоряжением ответственного за этот документ лица не значит ровно ничего.
Обычно акт о недостаче создается при поступлении товаров от поставщиков. На этом основании и составляется данный документ. Важно отметить, что существуют более удобные 0504835 для фиксации результатов недостачи запасов.
Срок хранения
Отчет о недостаче запасов относится к документации производственно-хозяйственной деятельности и ведется в течение пяти лет. Конечно, если он не является одним из «доказательств» в случаях судебных споров, различных разногласий между контрагентами, следственных дел и прочих запутанных юридических вопросов. Они могут быть уничтожены только в том случае, если решение по данному вопросу уже принято и не подлежит обжалованию.
Унифицированная форма № ИНВ-3 — бланк и образец
Интегрированная форма ИНВ-3 предназначена для оформления результатов инвентаризации. Мы приводим примеры заполнения интегрированной формы INV-3 и информируем вас о том, кто по закону обязан ее использовать.
Предназначение унифицированной формы ИНВ-3
Форма ИНВ-3 используется российскими финансовыми организациями в качестве инструмента для отражения результатов инвентаризации. Это процесс, в ходе которого выявляется фактическое наличие ресурсов, принадлежащих или контролируемых конкретной организацией (акции, доли, документы и т. д.). В специально отведенном для охраны месте.
Подробнее о процессе инвентаризации читайте в статье Инвентаризация запасов.
Интегрированная форма INV-3 составляется в двух экземплярах. Она должна быть подписана сотрудником, являющимся членом инвентаризационной комиссии. Данные, которые вносятся в форму, определяются по результатам пересчета, взвешивания и обмера конкретных ресурсов в каждом установленном месте хранения. Также необходимо заполнить отдельный бланк на каждое материально ответственное лицо (Министерство образования) или группу таких лиц, отвечающих за сохранность ценностей.
При смене родинки вы также можете узнать о других случаях, когда инвентаризация запасов требуется по закону. Получите бесплатный пробный доступ к системе и перейдите в раздел «Руководство по учету».
Первый экземпляр формы ИНВ-3 необходимо отправить в казначейство, а второй останется на моле.
Вы можете скачать форму INV-3 с нашего сайта.
На нашем сайте также есть образец заполнения формы ИНВ-3.
Кто должен использовать форму ИНВ-3
Форма ИНВ-3 утверждена в качестве единого документа (который должны использовать все юридические лица независимо от организационно-правовой формы и вида экономической деятельности) постановлением Федерального комитета статистики России, ст. 88, опубликованным 18. 08. 1998.
Важно: с 1 января 2013 года использование типовых документов не является обязательным. Организации вправе разработать собственные формы с использованием всех обязательных элементов первичного документа и утвердить их в своей учетной политике. С 01. 01. 2022 года вступил в силу документ 27/2021 «Документооборот в документальном и бухгалтерском учете». Он определяет перечень основных документов, их электронный формат и процессы работы с ними. С 01. 01. 2024 года вступило в силу положение о том, что документы должны храниться только на территории Российской Федерации. Подробнее об этом мы писали в статье.
В то же время многие коммерческие организации предпочитают не отказываться от использования формы ИНВ-3, как в силу практики ведения бизнеса, так и из-за удобства и интимности ее структуры.
О правилах использования типовых документов читайте в статье Ключевые документы: требования к форме и последствия несоблюдения.
Итоги
Формализация результатов инвентаризации может осуществляться в формах, разработанных органом. Однако многие используют известную интегрированную форму ИНВ-3, так как она содержит все обязательные элементы первичного документа.